合同文件（图纸和计划书）必须包含对潜在投标人的项目要求，并依法提供工程的技术要求。这一要求将通过使用图纸和描述技术要求的说明书来实现。这些规定大部分是为了保证工程的质量水平。在用料方面，通常是选择两种或三种品牌名称和型号作为安装备选产品。如果要选择其他产品替代选定的项目建筑产品，就必须证明这些产品与那些产品完全同等。某一获得公认的机构提供的质量说明书往往能证明所需的产品质量。最常见的建筑产品质量标准是美国检测与材料学会（ASTM）的质量标准。

在获得建筑合同后，承包商立即开始分包，并为种类繁多的工作下订单。将多大的工作量分包出去取决于不同的承包商。一些承包商几乎将所有的工作分包出去，而其他一些承包商则依靠自己的施工队完成几乎所有工作量。

尽管合同文件已经十分详细，但对于准确生产所需物料而言还是不够详尽。因此，要生产某一工程所需的物料，承包商、分包商和物料供应商必须提供进一步细化合同文件的详细资料。这些资料可分为四类：产品信息、产品数据、工厂图纸（或产品安装信息）和样品。 产品数据是提交的一揽子资料中的关键部分，因为产品数据表明物料的特性满足合同说明书的要求。产品数据信息包括标准尺寸、性能曲线图、安装和维护说明、防火等级测试和图表。

产品信息提供了关于产品的一般信息，将帮助建筑师选择符合工程整体设计和施工计划要求的产品。产品信息包括产品描述、图片、手册和公司及产品资料。

当承包商、分包商或供应商提交的产品与合同说明书有差异时，产品信息和产品数据就显得尤为重要。

在同意更换产品之前，建筑师将仔细分析提交的替代产品数据。建筑师可能还会要求提供替代物料的样品。

一旦批准程序完成，那么这种物料就成为工程的一部分，承包商或分包商就可以购买了。